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Formulare werden häufig zur Bestellung von Artikeln oder zur Anmeldung an Anlässe eingesetzt. Notgedrungen müssen dabei gewisse Personendaten erfasst werden. Personen, die Formulare erstellen und einsetzen, müssen die nötigen Vorkehrungen treffen, dass diese Daten nicht zweckentfremdet werden.
Als Adressat der Formularanmeldungen geben Sie eine UZH-Mailbox an. Speichern Sie zusätzlich die Formulardaten, sind diese a priori geschützt. Beide Gefässe müssen den zuständigen Sachbearbeitenden explizit zugänglich gemacht werden. Unbefugte können diese Daten also nicht einsehen. Die Sachbearbeitenden unterliegen überdies einer Schweigepflicht (wie auch sonstige UZH-Mitarbeitenden, falls sie aufgrund eines Fehlers die Daten zu Gesicht bekämen).
Die Datenaufbewahrung stellt damit an sich kein Problem dar.
Aufbewahrungsdauer
Die eidgenössische Datenschutzgesetz verbietet die Verwendung von Daten über den bei der Datenerfassung angegebenen Zweck hinaus. Anmeldungen an einen Anlass z.B. müssen Sie also löschen, nachdem der Anlass durchgeführt worden ist.
Formulardaten und Attachments werden über eine verschlüsselte Verbindung ins CMS Magnolia hochgeladen, und von dort ebenfalls verschlüsselt an die obgenannte UZH-Mailbox verschickt (Formulareinstellung E-Mail). Wir können jedoch nicht garantieren, dass das Bestätigungs-Mail an die Formularausfüllerin auch wirklich verschlüsselt wird. Sie sollten keine vertraulichen Daten ins Bestätigungsmail einbauen, oder im Extremfall überhaupt kein Bestätigungsmail verschicken. Im letzteren Fall können Sie den Formular-Versand bloss mit einer Textanzeige bestätigen (z.B. "Vielen Dank! Ihre Anmeldung wurde registriert.").
Neu (Mai 2022) : Im Formular hochgeladene Attachments werden dem Bestätigungsmail nicht mehr angehängt.
Für Anmeldungen übers Internet, die punkto Funktionalität und Sicherheit höhere Ansprüche erfüllen müssen (wie z.B. Bewerbungen auf Studienarbeiten oder Semesterassistenzen) könnten Sie vielleicht eine Bewerbungs-Plattform mitbenützen, falls Ihre Fakultät eine solche betreibt. (Diese Mitbenutzung wäre aber wohl kostenpflichtig.) Auf Ihre Supportanfrage hin werden wir den Kontakt vermitteln.
