Formulardaten speichern (Quickstart)

Einleitung

Auf dieser Seite wird gezeigt, wie Sie auf einfache Art die Formulareingaben Ihrer Kunden speichern und als Excel-File exportieren können. Dies geschieht anhand eines einfachen Beispielformulars mit drei Eingabe-Feldern.

Beachten Sie:

Führen Sie diese Schritte erst aus, nachdem Ihr Formular endgültig fertiggestellt und erfolgreich getestet worden ist.

Voraussetzung

Im App Launcher muss die App «Formulardaten» sichtbar sein. Die Administrator:innen der Publikation können diese App für Nutzer:innen freischalten, indem sie diese der Gruppe "PUBLIKATION-form2db" zuweisen. Der/die Nutzer:in muss sich danach neu anmelden.

Beachten Sie:

Formulare können sensible Daten beinhalten. Schalten Sie deshalb diese Berechtigung nicht unbedacht frei.
Andererseits sind auch die Autor*innen einer Publikation durch Ihre Anstellungs-bedingungen dem Datenschutz verpflichtet. Fremde Daten gehen einen nichts an.
Bei sensiblen Daten kann der Zugriff sogar auf einzelne Nutzer:innen (s. Stichwort Zugangskontrolle) eingeschränkt werden.

Vorgehen (in 7 Schritten)

Slide 1: Klicken Sie im Balken «FORMULAR» auf das Edit-Icon rechts. Sie gelangen in die «Formular-Eigenschaften».
Slide 2: Klicken Sie den Reiter «VERSAND-EINSTELLUNGEN» an. Aktivieren Sie die «Datenspeicherung», und speichern Sie diese Änderung. Publizieren Sie die Seite. Füllen Sie nun das Formular nochmals aus, und schicken Sie es ab.
Slide 3: Wechseln Sie in den Bereich «Formulardaten». (Falls es diesen nicht gibt => zurück zum Abschnitt «Voraussetzung», s.o.)
Slide 4: In der App «Formulardaten» sehen Sie die Website und das Formular. Falls nicht: Haben Sie die «Datenspeicherung» im Formular tatsächlich aktiviert, und haben Sie die Seite danach nochmals publiziert?
Slide 5: Klicken Sie Ihr Formular an und wählen Sie danach rechts in der Menuleiste «Export als Excel».
Slide 6: Im heruntergeladenen File finden sich alle von den Kunden getätigten Formulareingaben. Die Reihenfolge der Felder ist allerdings etwas willkürlich. Dieses Problem beheben wir im nächsten Schritt.
Slide 7: Wählen Sie rechts den Befehl «Formular bearbeiten». Im Feld «Spalten definieren» führen Sie die Formularfelder (mit Kommas getrennt) in der gewünschten Reihenfolge auf (nicht gewünschte Felder lassen Sie aus). Die genauen Feldnamen finden Sie im eben heruntergeladenen Excel-File in der Kopfzeile. Speichern Sie diese Änderung. Nun wünschen wir Ihnen viel Erfolg!